メールアドレス変更のお知らせ｜例文5つと送る時期
この記事のまとめ（先に結論）
- メールアドレス変更のお知らせには、旧アドレス・新アドレス・切り替える日・旧アドレスがいつまで届くかの4つを必ず書きます。件名は「メールアドレス変更のお知らせ」に、会社名か部署名を添えるのが基本です。
- 送る時期の目安は、切り替えの2〜4週間前に予告、切り替え当日に新アドレスから本番のお知らせ。旧アドレスは、公開されている企業の告知では1年ほど受信を続ける例があります。
- 取引先・お客様・社内・担当者交代・旧アドレスの終了予告の5つの例文を、この記事にそのまま載せています。
- 一斉送信はCCとBCCの取り違えに注意します。1,000人を超える会員のアドレスをCCで漏らすと、個人情報保護委員会への報告の対象になります。
- お知らせより見落としやすいのが、名刺・ホームページ・請求書・複合機・問い合わせフォームなど、アドレスが書かれている場所と設定です。チェックリストで洗い出してから切り替えます。
メールアドレス変更のお知らせとは、会社や担当者のメールアドレスが変わることを、取引先やお客様に前もって伝える連絡です。新しいアドレスを登録し直してもらい、旧アドレスに送られたメールの取りこぼしを防ぐのが目的です。
プロバイダのメールサービスが終わる、独自ドメインに切り替える、社名が変わる、担当者が替わる。きっかけはいろいろですが、伝えるべきことは同じです。この記事では、すぐ使える例文と件名、送る時期の目安、一斉送信で事故を起こさない方法、お知らせのほかに変えておく場所までをまとめました。
お知らせに必ず書くことは？
旧アドレス、新アドレス、切り替える日、旧アドレスがいつまで届くかの4つです。この4つが欠けると、相手は登録を直す時期を判断できません。
| 項目 | 書き方の例 | 必須 |
|---|---|---|
| 旧アドレス | yamada@〇〇.ne.jp | 必須 |
| 新アドレス | yamada@会社名.co.jp | 必須 |
| 切り替える日 | 11月4日（火）から新しいアドレスをお使いください | 必須 |
| 旧アドレスの期限 | 旧アドレスも2027年10月末までは受信できます | 必須 |
| 変わらないもの | 電話番号・住所に変更はありません | あると親切 |
| 変わる範囲 | 会社全体／営業部のみ／担当者のみ | あると親切 |
新旧のアドレスは省略しない
「@以降が変わります」とだけ書くと、受け取った人が自分で組み立て直すことになり、打ち間違いのもとになります。新旧とも、アドレスを省略せずに書きます。担当者が複数いるなら、表のように並べると見間違えにくくなります。
旧アドレスがいつまで届くかを書く
相手がいちばん知りたいのは、「いつまでに登録を直せばいいか」です。旧アドレスを止める日が決まっていれば、その日を書きます。決まっていなければ「当面のあいだは旧アドレスにも届きます」と書き、止める日が決まった時点でもう一度お知らせします。
件名はどう書けばいい？
件名は「メールアドレス変更のお知らせ」を基本に、会社名か部署名・担当者名を添えます。新しいアドレスから初めて送るときは、誰からのメールか分かるようにすることが大切です。
- 【株式会社〇〇】メールアドレス変更のお知らせ
- 営業部 メールアドレス変更のご案内（11月4日から）
- 担当者メールアドレス変更のご連絡（〇〇株式会社 山田）
- 【重要】旧メールアドレスの受信終了のお知らせ
知らないアドレスから届いたメールは、なりすましや迷惑メールと疑われがちです。件名と本文の冒頭に、会社名と名前を必ず入れてください。「【重要】」は、旧アドレスが本当に使えなくなるときだけに使います。毎回付けると、肝心な連絡のほうが埋もれます。
いつ、何回送ればいい？
切り替えの2〜4週間前に予告し、切り替え当日に新アドレスから本番のお知らせを送り、旧アドレスを止める前にもう一度知らせる、の3回が目安です。
旧アドレスはどれくらい残す？
決まりはありませんが、取引の頻度が低い相手ほど、新アドレスに切り替わるまで時間がかかります。公開されている企業・団体の告知を見ると、DBJデジタルは2023年10月2日のドメイン変更にあたり、旧アドレスを2024年9月30日まで受信できるとしています（出典: DBJデジタル「社名変更に伴うメールアドレスドメイン変更のお知らせ」）。日本成人先天性心疾患学会も、11月15日の切り替えのあと、旧アドレスを2023年12月末日まで受信できるとしていました（出典: 日本成人先天性心疾患学会「メールアドレス変更のお知らせ」）。どちらも1年前後です。
プロバイダのメールサービスが終了する場合のように、旧アドレスを残せる期間があらかじめ決まっていることもあります。たとえばNTTドコモの法人向け「BUSINESSぷらら」は、メールサービスの提供終了日を2026年8月31日とし、9月1日以降に順次送受信を止めると告知しました（出典: BUSINESSぷらら「メールサービスの提供終了について」）。このような場合は、終了日から逆算して早めに予告します。
旧アドレスに届いたメールは転送する
旧アドレスを残すあいだは、届いたメールを新アドレスへ自動で転送しておくと、取りこぼしを防げます。Gmailには自動転送の機能があります。転送先のアドレスを追加して確認リンクを開き、設定画面で転送をオンにして保存すると、「迷惑メールを除く、すべての新着メールがそのアカウントに転送されます」（出典: Gmail ヘルプ「Gmail のメールを他のアカウントに自動転送する」）。プロバイダやレンタルサーバーのメールにも、管理画面に転送や自動返信の設定があることが多いので確かめてください。
不在時の自動応答で「このアドレスは〇月〇日で使えなくなります。新しいアドレスは〜」と返す方法もあります。ただしOutlookの自動応答は、Microsoftの説明では「Gmail、Yahoo、またはその他の POP アカウントまたは IMAP アカウントではサポートされていません」（出典: Microsoft サポート「Outlook で不在時の自動応答を設定する方法」）。プロバイダのメールをOutlookで読んでいる場合は、プロバイダ側の自動返信の設定を使います。
そのまま使える例文5つ
相手と状況に合わせて、取引先向け・お客様向け・社内向け・担当者交代・旧アドレスの終了予告の5つを用意しました。〔 〕の中を書き換えて使ってください。
例文1：取引先に、会社全体のアドレス変更を知らせる
件名：【〔会社名〕】メールアドレス変更のお知らせ
〔取引先の会社名〕
〔ご担当者名〕様いつもお世話になっております。〔会社名〕の〔名前〕です。
このたび、当社のメールアドレスを〔11月4日（火）〕から変更することになりました。お手数をおかけしますが、アドレス帳のご登録の変更をお願いいたします。
旧：〔yamada@〇〇.ne.jp〕
新：〔yamada@会社名.co.jp〕〔2027年10月末〕までは旧アドレスにお送りいただいても受信できますが、お早めに新しいアドレスへの切り替えをお願いいたします。電話番号と住所に変更はありません。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
〔署名〕
例文2：お客様に、問い合わせ窓口のアドレス変更を知らせる
件名：お問い合わせ窓口のメールアドレスが変わります（〔店名〕）
いつも〔店名〕をご利用いただき、ありがとうございます。
〔11月4日（火）〕から、お問い合わせ・ご予約のメールアドレスが変わります。
新しいアドレス：〔info@会社名.co.jp〕
以前のアドレスにお送りいただいたメールも、〔当面のあいだ〕は受け取れます。迷惑メールの設定をされている方は、新しいアドレスからのメールが届くよう設定をお願いいたします。
〔店名〕〔電話番号〕
お客様向けは、取引先向けより短くします。旧アドレスを書くかどうかは、お客様がどのアドレスを登録しているかで決めてください。迷惑メールの設定に触れておくと、「メールが届かない」という問い合わせを減らせます。
例文3：社内に、アドレスの切り替えと作業を知らせる
件名：【社内】メールアドレス切り替えの日程と作業のお願い
各位
〔11月4日（火）〕から、会社のメールアドレスが〔@会社名.co.jp〕に変わります。次の作業をお願いします。
1. 〔11月4日〕の朝、新しいアドレスの設定をパソコンとスマホに入れる（手順書は別に送ります）
2. 社外のアドレス（自分の携帯など）にテストを送り、届くことを確かめる
3. メールの署名を新しいアドレスに直す
4. 名刺の刷り直しが必要な人は〔総務〕まで旧アドレスは〔2027年10月末〕まで受信できます。届いたメールは新アドレスに転送されます。
〔総務 担当者名〕
社内向けで大事なのは、2つ目の「社外宛てのテスト」です。社内宛てだけで試すと、送信の設定に不備があっても気づけないことがあります。
例文4：担当者の交代で、窓口のアドレスが変わる
件名：担当者変更とメールアドレスのご連絡（〔会社名〕）
〔取引先の会社名〕
〔ご担当者名〕様いつもお世話になっております。〔会社名〕の〔前任者名〕です。
〔10月末〕をもちまして、〔取引先の会社名〕様の担当を〔後任者名〕に引き継ぐことになりました。今後のご連絡は、下記のアドレスにお願いいたします。
新しいご連絡先：〔後任者名〕〔suzuki@会社名.co.jp〕
私のアドレスにいただいたメールは、〔後任者名〕にも届くようにしております。これまでのご厚情に心よりお礼申し上げます。
〔署名〕（このメールは〔後任者名〕にもCCでお送りしています）
例文5：旧アドレスの受信を終える前の最終のお知らせ
件名：【重要】旧メールアドレスの受信終了のお知らせ（〔会社名〕）
〔ご担当者名〕様
いつもお世話になっております。〔会社名〕の〔名前〕です。
以前お知らせした旧メールアドレス〔yamada@〇〇.ne.jp〕は、〔2027年10月31日〕をもって受信を終了いたします。〔11月1日〕以降、旧アドレスにお送りいただいたメールは届きません。
お手数ですが、〔yamada@会社名.co.jp〕へのご登録の変更をお願いいたします。
〔署名〕
終了の予告は、旧アドレスに今も届いている相手にだけ送れば足ります。相手ごとに送れば宛先の取り違えも起きにくく、見落とされていたら電話で一言添えることもできます。
一斉送信で事故を起こさないためには？
大勢に同じお知らせを送るときは、宛先をBCCに入れるか、一斉配信のサービスを使います。CCとBCCの取り違えは、個人情報の漏えいにつながります。
CCとBCCの取り違えは、よくある事故
総務省の「国民のためのサイバーセキュリティサイト」は、「本来は、Bcc： で送るべきところをCc： で送ってしまったことにより、受信者に他のすべての受信者のメ－ルアドレスがわかってしまう、という事例が多く発生しています」と注意しています（出典: 総務省「電子メールの誤送信対策」）。プライバシーマークを運営するJIPDECの資料にも、「100名に一斉にメールを送る際に、BCCのつもりでCC欄にメールアドレスを入力して送信した」という事故の例が載っています（出典: JIPDEC「メール誤送信を防ごう」）。
1,000人を超えると報告の対象になる
個人情報保護委員会のリーフレットは、報告が必要な例として「自社の会員（1,000人超）にメールマガジンの配信を行う際、本来メールアドレスをBCC欄に入力して送信すべきところをCC欄に入力して一括送信した場合」を挙げています。報告は、発覚後速やかに（リーフレットでは3〜5日以内が目安）速報し、原則30日以内（不正な目的のおそれがある場合は60日以内）に確報します（出典: 個人情報保護委員会「個人データの漏えい等報告について」）。1,000人以下でも、要配慮個人情報が含まれる場合や、財産的な被害・不正な目的のおそれがある場合は報告の対象になります。そもそも人数が少なくても、お客様のアドレスを他のお客様に見せてしまうことに変わりはありません。
大勢に送るなら、一斉配信のサービスを使う
総務省は同じページで、こうした場合には「通常利用しているメールソフトは使用せず、通信事業者が提供する専用の同報メールサービスを利用することなども検討し」と呼びかけています。数十人を超えるなら、メール配信サービスを使うか、少人数ずつBCCで送り、送る前にもう一人が宛先欄を確かめる手順にします。
このお知らせは「広告メール」にあたる？
迷惑メールを規制する特定電子メール法は、「広告宣伝のために送信される電子メール（広告宣伝メール）」を対象にしています（出典: 総務省・消費者庁「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」）。アドレスが変わったことだけを知らせ、宣伝やサイトへの誘導も含まない事務連絡なら、この規制の対象とは考えにくい内容です。ただし、同じメールにセールや新商品の案内を加えると、広告宣伝メールとして扱われる可能性が出てきます。お知らせは、お知らせだけにしておくのが無難です。
お知らせのほかに変えておく場所
アドレスはメールソフトの中だけでなく、名刺、ホームページ、請求書、機器やサービスの設定にも入っています。見落としやすいのは、人が操作しないで自動でメールを送っているものです。
| 区分 | 見直す場所 | 見落としたときに起きること |
|---|---|---|
| 印刷物 | 名刺、封筒、パンフレット、チラシ、看板 | 旧アドレスに連絡が来続ける |
| 書類 | 請求書・見積書・発注書のひな形、契約書の連絡先 | 請求書の問い合わせが旧アドレスに届く |
| ホームページ | お問い合わせページ、会社概要、フッター、特定商取引法の表記 | 新規のお客様が旧アドレスに送る |
| 外部の登録 | Googleビジネスプロフィール、ネットバンキング、取引先の発注システム、求人サイト、各種会員登録 | 大事な通知やパスワード再設定のメールを受け取れない |
| 機器・システム | 複合機のスキャン送信、問い合わせフォームの送信元、会計ソフトの請求書メール、防犯カメラやNASの通知 | 送れなくなっても、エラーが送り主に返らないことがある |
| メールの中 | 署名、自動返信の文面、メーリングリストの登録 | 新しいアドレスで送っても、署名に旧アドレスが残る |
問い合わせフォームと複合機は、切り替えた日に試す
ホームページの問い合わせフォームは、送信の設定が古いままだと危険です。フォームから送った人には「送信しました」と表示されるのに、お店には届かない、ということが起こりえます。複合機でスキャンした文書をメールで送る機能も、事務の方が毎日使うので、止まると業務に響きます。切り替えた日に、実際にフォームから送り、複合機からスキャンを送って、届くことを確かめてください。
「どこにアドレスがあるか」は、聞くと出てくる
社内で洗い出すときは、「複合機からスキャンしてメールで送ることはありますか」「請求書はソフトから直接メールしていますか」と担当者に聞くと、見落としがちな機器やソフトが見つかります。コハクがメールの切り替えを手伝うときの手順書にも入れている質問です。
よくある質問（FAQ）
Q1. お知らせは、旧アドレスと新アドレスのどちらから送ればいいですか？
A. 切り替え前の予告は、相手が見慣れている旧アドレスから送ります。切り替え当日のお知らせは、新アドレスから送ると、新しいアドレスから無事に届くことの確認にもなります。
Q2. 旧アドレスはいつ止めればいいですか？
A. 決まりはありません。取引の少ない相手ほど切り替えに時間がかかるので、残せるなら半年〜1年ほど残し、届いたメールは新アドレスに転送するのが安心です。止める前には、旧アドレスに届き続けている相手に個別に知らせます。
Q3. 取引先が多くて、1通ずつ送るのが大変です。
A. 数十人を超えるなら、メール配信サービスを使うか、少人数ずつBCCで送ります。CCに入れると、取引先同士のアドレスが見えてしまいます。主要な取引先には、個別に送るか電話で一言添えると、切り替えが早く進みます。
Q4. 新しいアドレスからのメールが、相手の迷惑メールに入ってしまいます。
A. 独自ドメインのアドレスなら、送信元を証明する設定（SPF・DKIM・DMARC）が入っているかを確かめてください。設定がないと、Gmailなどで迷惑メールに振り分けられやすくなります。詳しくは独自ドメインのメールアドレスの作り方で説明しています。
Q5. お知らせのメールに、新サービスの案内も入れていいですか？
A. 分けたほうが無難です。宣伝を加えると、特定電子メール法の広告宣伝メールとして扱われる可能性が出てくるうえ、お知らせ自体も読み飛ばされやすくなります。
まとめ
メールアドレス変更のお知らせには、旧アドレス、新アドレス、切り替える日、旧アドレスがいつまで届くかの4つを書きます。切り替えの2〜4週間前に予告し、当日に新アドレスから本番のお知らせを送り、旧アドレスを止める前にもう一度知らせるのが目安です。
一斉に送るときはCCとBCCの取り違えに気をつけ、人数が多ければ一斉配信のサービスを使います。お知らせと同じくらい大切なのが、名刺・ホームページ・請求書、そして複合機や問い合わせフォームなどの設定の切り替えです。チェックリストで洗い出してから進めてください。
スタジオ・コハクでは、ホームページの制作や保守とあわせて、プロバイダのメールから独自ドメインへの切り替えや、問い合わせフォームの送信設定の見直しもご相談いただけます。お問い合わせからお気軽にどうぞ。
